Στη σημερινή επιχειρηματική πραγματικότητα, η κράτηση μιας πτήσης δεν ήταν ποτέ πιο εύκολη. Μέσα σε λίγα λεπτά, οποιοσδήποτε μπορεί να συγκρίνει τιμές, να κλείσει ξενοδοχείο και να λάβει ένα ηλεκτρονικό εισιτήριο.
Ωστόσο, η διαχείριση των επαγγελματικών ταξιδιών δεν ήταν ποτέ πιο περίπλοκη.
Κάθε επαγγελματικό ταξίδι αντιπροσωπεύει πολύ περισσότερα από μια απλή κράτηση. Περιλαμβάνει προγράμματα, δεσμεύσεις προς πελάτες, ευημερία των εργαζομένων, εταιρικές πολιτικές, προϋπολογισμούς και, πάνω απ’ όλα, επιχειρηματική συνέχεια. Όταν συμβεί κάτι απρόβλεπτο, οι επιπτώσεις ξεπερνούν κατά πολύ τον ίδιο τον ταξιδιώτη. Μπορούν να επηρεάσουν συναντήσεις, έργα, σχέσεις με πελάτες και, τελικά, την ίδια την επιχειρηματική απόδοση.
Γι’ αυτό το επαγγελματικό ταξίδι δεν πρέπει ποτέ να αντιμετωπίζεται ως απλή συναλλαγή.
Σύμφωνα με τη Global Business Travel Association (GBTA), οι οργανισμοί δίνουν ολοένα μεγαλύτερη έμφαση στην ασφάλεια των ταξιδιωτών, στη βελτιστοποίηση του κόστους, στη συμμόρφωση με τις πολιτικές και στη συνολική εμπειρία του ταξιδιώτη, ως βασικά στοιχεία της ταξιδιωτικής τους στρατηγικής. Το επαγγελματικό ταξίδι δεν αντιμετωπίζεται πλέον αποκλειστικά ως λειτουργική δραστηριότητα. Έχει εξελιχθεί σε στρατηγική επιχειρηματική λειτουργία.
Η τεχνολογία, αναμφίβολα, έχει μεταμορφώσει τον κλάδο. Τα online συστήματα κρατήσεων, οι εφαρμογές για κινητά και οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες έχουν κάνει τον σχεδιασμό ταξιδιών ταχύτερο και πιο αποτελεσματικό από ποτέ.
Ωστόσο, η τεχνολογία έχει τα όριά της.
Όταν μια πτήση ακυρώνεται λίγες ώρες πριν από μια σημαντική παρουσίαση σε πελάτη, όταν οι καιρικές συνθήκες διαταράσσουν ένα δρομολόγιο, ή όταν ένας ταξιδιώτης χρειάζεται άμεση βοήθεια σε μια ξένη χώρα, οι επιχειρήσεις χρειάζονται πολύ περισσότερα από την πρόσβαση σε μια online πλατφόρμα ή ένα τηλεφωνικό κέντρο εξυπηρέτησης.
Χρειάζονται τεχνογνωσία.
Ένας εκπρόσωπος τηλεφωνικού κέντρου ακολουθεί μια διαδικασία.
Ένας Σύμβουλος Επαγγελματικών Ταξιδιών κατανοεί τις προτεραιότητες του ταξιδιώτη, τους στόχους της εταιρείας και την επείγουσα φύση κάθε κατάστασης. Έχει την ικανότητα να αξιολογεί εναλλακτικές λύσεις, να προβλέπει κινδύνους, να συντονίζει πολλαπλούς προμηθευτές και να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις όταν κάθε λεπτό μετράει.
Η διαφορά μπορεί να φαίνεται μικρή κατά τη διαδικασία της κράτησης.
Γίνεται όμως καθοριστική όταν τα σχέδια αλλάζουν.
Έρευνα της Deloitte αναδεικνύει ότι οι εταιρείες αξιολογούν όλο και περισσότερο τα προγράμματα επαγγελματικών ταξιδιών τους όχι μόνο βάσει κόστους, αλλά και βάσει ανθεκτικότητας, εμπειρίας των εργαζομένων, ευελιξίας και ικανότητας υποστήριξης των επιχειρηματικών στόχων σε ένα ολοένα πιο απρόβλεπτο περιβάλλον.
Αυτή η μετατόπιση αντικατοπτρίζει μια ευρύτερη αλλαγή στον τρόπο που οι οργανισμοί αντιλαμβάνονται το εταιρικό ταξίδι. Η επιτυχία δεν μετριέται πλέον με την εξασφάλιση της φθηνότερης αεροπορικής τιμής. Μετριέται με τη διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι φτάνουν προετοιμασμένοι, προστατευμένοι, παραγωγικοί και σε θέση να επικεντρωθούν στον σκοπό του ταξιδιού τους.
Η Επαγγελματική Διαχείριση Ταξιδιών, επομένως, δεν στοχεύει στην αντικατάσταση της τεχνολογίας.
Στοχεύει στον συνδυασμό της τεχνολογίας με την ανθρώπινη τεχνογνωσία.
Τα ψηφιακά εργαλεία προσφέρουν ταχύτητα και αποτελεσματικότητα.
Οι έμπειροι επαγγελματίες προσφέρουν διορατικότητα, υπευθυνότητα, ευελιξία και σιγουριά όταν προκύπτουν απρόβλεπτες καταστάσεις.
Στην GR-Tourism TMC, πιστεύουμε ότι κάθε επαγγελματικό ταξίδι αποτελεί μια επένδυση. Ο ρόλος μας δεν είναι απλώς να οργανώνουμε ταξίδια, αλλά να βοηθάμε τους οργανισμούς να διαχειρίζονται αυτή την επένδυση με επαγγελματισμό, φροντίδα και στρατηγική σκέψη.
Γιατί το επαγγελματικό ταξίδι δεν αφορά ποτέ απλώς τη μετάβαση από έναν προορισμό σε έναν άλλο.
Αφορά την υποστήριξη των ανθρώπων, την προστασία των επιχειρηματικών στόχων και τη διασφάλιση ότι κάθε ταξίδι δημιουργεί αξία.
Πηγές
· Global Business Travel Association (GBTA) – Business Travel Research
· Deloitte Insights – Corporate Travel & Business Performance